Renseignements sur les soumissions et lignes directrices sur l’accueil

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L’un des six événements de la série Grand Prix de l’Union internationale de patinage (ISU), les Internationaux Patinage Canada comptent au nombre des biens de Patinage Canada. Les Internationaux Patinage Canada sont tenus en grande estime sur le circuit international de patinage et reconnus pour l’excellence en matière d’exécution d’événements.

Le bureau national de Patinage Canada surveille tous les aspects de la planification et de l’exécution des Internationaux Patinage Canada et déléguera, en vertu d’une entente écrite, le recrutement et la supervision de bénévoles ainsi que d’autres aspects de l’exécution de la compétition à un comité d’organisation local. Le comité d’organisation entier sera composé d’une équipe de bénévoles locaux ainsi que d’officiels techniques invités et de membres du personnel du bureau national de Patinage Canada. Travaillant ensemble, le comité d’organisation fera fonction d’hôte de l’événement en vertu de l’entente d’organisation des Internationaux Patinage Canada conclue avec l’ISU.

La ville hôte retenue doit montrer sa capacité d’organiser de grandes manifestations sportives internationales d’une façon rentable et qui en fera un succès retentissant en plus de mettre l’accent sur l’excellence en matière d’installations, de gestion d’événements et d’opérations pour les événements, de vente profitable de billets ainsi que de financement communautaire, de commandites locales et de soutien en ressources humaines.

Les possibilités de recettes incluses dans l’offre du soumissionnaire choisi devraient comprendre un engagement de vente garantie de billets, des subventions gouvernementales ou communautaires, des engagements de commandites ou de valeurs en nature locales, des rabais ou des commissions pour les hôtels et des concessions à la patinoire, c.-à-d. réduction des droits de permis de l’installation, rabais sur les ventes d’aliments et de boissons, portion des frais de stationnement, etc.

Le comité d’organisation local convient de ne pas solliciter de commanditaires locaux qui se trouvent dans les mêmes catégories que les commanditaires nationaux de Patinage Canada. De plus, le comité utilisera le titre et le logo officiels de l’événement et se conformera à toutes les directives concernant la marque et la marchandise.

Patinage Canada accepte actuellement des propositions de collectivités canadiennes engagées à accueillir les Internationaux Patinage Canada 2015 et 2016.

L’événement s’est déroulé antérieurement dans les villes suivantes :

2013 – Saint John, Nouveau-Brunswick
2012 – Windsor, Ontario
2011 – Mississauga, Ontario
2010 – Kingston, Ontario
2009 – Kitchener, Ontario
2008 – Ottawa, Ontario
2007 – Québec, Québec
2006 – Victoria, Colombie-Britannique
2005 – St. John’s, Terre-Neuve-et-Labrador
2004 – Halifax, Nouvelle-Écosse
2003 – Mississauga, Ontario


La ville de Windsor, en Ontario, a été l’hôte des Internationaux Patinage Canada 2012, auxquels ont participé 52 patineurs de 12 pays. L’événement de 2013 aura lieu en octobre prochain, à Saint John, au Nouveau-Brunswick. Au cours des quelques dernières années, les retombées économiques moyennes pour la collectivité hôte ont totalisé approximativement 5,5 millions de dollars.

L’événement attire des visiteurs de l’extérieur de la ville hôte – environ 1 400 chambres d’hôtel par nuit seront réservées uniquement par le comité d’organisation de Patinage Canada, sans compter les réservations de spectateurs et d’autres personnes qui assistent à l’événement. L’exposition médiatique positive découlant de l’organisation d’un événement de cette envergure donne à la ville hôte une forte plate-forme pour se promouvoir à titre de destination sportive internationale.

Patinage Canada garde tous les frais liés aux droits de télédiffusion et, cette année, les Internationaux Patinage Canada seront télévisés au Canada sur le réseau principal et les plates-formes numériques de CTV. De plus, l’événement sera diffusé en continu sur ctv.ca. Au moins quatre télédiffuseurs détenteurs de droits de l’ISU transmettent l’événement à des millions de téléspectateurs dans au moins huit pays. En 2011, l’événement a été télédiffusé à l’échelle nationale pendant 12 heures sur trois jours à un auditoire qui a atteint 1,8 millions de téléspectateurs. Les télédiffuseurs étrangers ont aussi présenté un certain nombre d’heures de patinage et toute la compétition était offerte par satellite en différé.

Le processus de soumission et la sélection du site pour les Internationaux Patinage Canada seront gérés par le Service des événements de Patinage Canada.

DATES DE LA COMPÉTITION

Les dates d’entraînement et de compétition sont provisoirement prévues en octobre et seront confirmées par l’ISU au plus tard au moins de décembre précédant l’événement. En 2015, la patinoire sera exigée du lundi 26 octobre (7 h) jusqu’au dimanche 1er novembre (minuit). En 2016, la patinoire sera exigée du lundi 24 octobre (7 h) jusqu’au dimanche 30 octobre (minuit). Les journées de lundi, mardi et mercredi seront consacrées au montage dans la patinoire et les séances d’entraînement officielles débuteront le jeudi et les compétitions auront lieu le vendredi, le samedi et le dimanche.

EXEMPLE D’HORAIRE DE COMPÉTITION

L’exemple d’horaire ci-dessous est une estimation des heures des séances d’entraînement et des épreuves. L’horaire est fourni sous réserve de changements en raison de l’horaire de télédiffusion.

 

EXIGENCES GÉNÉRALES DE LA COLLECTIVITÉ HÔTE

  • Site(s) disponible(s) et approprié(s)
  • Hôtel(s) disponible(s) et approprié(s)
  • Accessibilité à la ville par avion de destinations nationales et internationales.
  • Possibilité de ventes de billets à l’intérieur et à l’extérieur de la collectivité
  • Soutien financier de sources provinciales et municipales
  • Soutien des entreprises locales et de la collectivité, en nature (hospitalité, repas, fournitures de bureau) ou par apport en argent pour aider à compenser les frais de la compétition
  • Capacité d’attirer un nombre adéquat de bénévoles pour doter en personnel tous les comités de la compétition.
  • Promotion de l’événement dans la collectivité hôte et la région au moyen de communiqués de presse locaux, de trousses de commandite locale et d’autres activités de sensibilisation communautaire, etc.


EXIGENCES MINIMALES DE L’INSTALLATION

  1. Une patinoire est exigée et devrait être située à moins de 30 minutes en voiture de l’hôtel où les participants sont hébergés.
     
  2. La patinoire doit comprendre au moins 6 000 places assises.
     
  3. Jusqu’à 6 suites seront exigées, gratuitement, à la patinoire en plus du bar/restaurant actuel ou un local servant de salle d’accueil.
     
  4. Les spécifications suivantes du fabricant de glace sont exigées pour assurer que l’état de la glace convienne à la compétition.

    La patinoire doit fournir une couleur de base précisée par Patinage Canada. Toutes les marques et les lignes actuelles doivent être enlevées. Il est interdit de jouer au hockey sur la glace de compétition trois jours avant le début de l’événement. La profondeur de la glace doit être de 3,5 à 4 cm, avec au moins 3,0 cm au-dessus de la peinture. La température à la surface doit être constante à -4º C ou 25º F. (La température de la saumure, le cas échéant, doit varier de -7,7º C à -5,5º C ou de 18º F à 22º F.
     
  5. Les installations de la patinoire, y compris la surface de glace, doivent être disponibles en vue des préparatifs, au moins 3 jours avant le début des séances d’entraînement.
     
  6. Deux resurfaceuses de glace sont exigées, de façon à assurer les arrosages de 10 minutes exigés conformément aux horaires de compétition et des télédiffuseurs.
     
  7. Le secteur de la patinoire doit être libre de toute publicité et marques commerciales. Le « secteur de la patinoire » représente la salle entière à l’intérieur de la patinoire et ce que les spectateurs voient à partir de leurs sièges lorsqu’ils regardent l’événement. La seule publicité acceptable dans le secteur de la patinoire sera le logo de l’événement, le logo de la ville hôte et(ou) le logo du nom de la patinoire. Toute signalisation ou publicité dans le secteur de la patinoire doit être enlevée ou couverte pour la durée de l’événement.
     
  8. L’installation et l’enlèvement de bandes stationnaires doit être possible dans l’installation.
     
  9. Un écran vidéo d’environ 4 mètres sur 5 mètres ou un jumbotron est exigé pour informer et divertir le public et doit être accroché à une hauteur raisonnable au-dessus des spectateurs dans la patinoire de compétition. Les écrans vidéo doivent être compatibles avec le système informatique et leurs dimensions ainsi que la visibilité des caractères doit interfacer avec le système de soutien technique sur place de Patinage Canada.
     
  10. On doit pouvoir construire à la patinoire une plate-forme pour les juges allant approximativement d’une ligne bleue à l’autre dans la section actuelle du banc des joueurs. Il pourrait être nécessaire d’enlever les murs séparatifs intérieurs ainsi que les bancs des joueurs afin de faciliter l’installation de la plate-forme. Une plate-forme de deuxième niveau, à approximativement quatre pieds du sol pourrait aussi être exigée (voir l’exemple de diagramme inclus dans la présente).
     
  11. On doit aussi pouvoir construire à la patinoire une plate-forme pour les commentateurs à une extrémité de la patinoire (habituellement, à l’extrémité où se trouve l’entrée de la resurfaceuse de glace). Cette plate‑forme est d’une dimension d’environ 12 pi sur 20 pi et se trouve à approximativement cinq pieds du sol. De plus, une plate-forme pour le « lieu réservé aux étreintes et aux larmes » (1 pi sur 12 pi sur 12 po) doit être construite à côté de la plate‑forme des commentateurs au niveau de la glace.
     
  12. La patinoire devra fournir des bandes découpées pour permettre l’utilisation de caméras de télévision dans les coins inférieurs. Ces bandes découpées exigent habituellement l’installation de bandes temporaires derrière elles d’une hauteur d’environ 18 po de la surface de la glace.
     
  13. La patinoire doit posséder un système de sonorisation capable de diffuser de la musique et du son efficacement et clairement à toutes les sections de places assises et aussi sur la surface de glace. De plus, l’équipement du système de sonorisation peut être installé à partir des fermes de soutien ou tout autre montage, habituellement au centre de la glace.
     
  14. Un éclairage froid est exigé dans la section adjacente à la surface de glace. Il doit être à 25 pieds-bougies (250 lux) du niveau constant de lumière (au moins 150 pieds-bougies / 1 500 lux) et maintenu au-dessus de la surface totale de la glace. L’auditoire doit être complètement éclairé. Des projecteurs seront exigés pour le gala d’exhibition de dimanche.
     
  15. Patinage Canada exige un accès illimité dans les coulisses, sauf les sections qu’utilise normalement le service de restauration interne pour la préparation d’aliments, les locaux pour la gestion de la patinoire, le local électrique et les autres locaux pour les services opérationnels de l’installation. Au moins 6 salles au niveau de la glace et 17 salles supplémentaires ou locaux pour la construction de salles sont exigés.

    Tous les vestiaires et aires d’entreposage actuels, à moins que ce ne soit expressément interdit par contrat avec un locataire actuel de l’immeuble avant l’entente conclue avec Patinage Canada, seront mis à la disposition de Patinage Canada aux fins du montage dans les coulisses. À compter du moment que Patinage Canada passe un contrat avec une installation pour un événement de Patinage Canada, toute disposition ultérieure prise avec un locataire doit tenir compte de ces engagements préalables dans leurs ententes.

    Les aires d’accès interdit doivent être indiquées sur la carte ci-jointe de la patinoire.
     
  16. Si la fourniture de ces locaux et de ces aires d’entreposage exige le déplacement du contenu actuel de ces locaux et aires pendant la durée de l’événement, l’installation sera responsable du coût du déplacement et de l’entreposage.
     
  17. Toutes les salles disponibles dans les patinoires qui sont incluses dans l’entente de location doivent pouvoir être verrouillées et Patinage Canada recevra au moins 2 jeux de clés pour chaque serrure.
     
  18. L’installation permettra à Patinage Canada de vendre de la marchandise liée à l’événement ou de la marchandise de Patinage Canada sans le versement de frais de marchandise au site.
     

 

Exemple de configuration de la tribune des juges

 

 

EXIGENCES MINIMALES POUR L’HÉBERGEMENT

  1. Hôtel(s)

    La famille du patinage devrait être hébergée dans un hôtel, si possible. Sinon, les groupes seront répartis comme suit  :

    Hôtel I

    • concurrents – majorité de chambres doubles exigées
    • chef d’équipe (un par équipe) – chambres simples exigées
    • représentants de l’UIP – chambres simples exigées
    • officiels – chambres simples exigées
    • cadres de Patinage Canada – chambres simples exigées
    • personnel médical de l’équipe – chambres simples exigées
       


    Hôtel II (au besoin)

    • entraîneurs, chefs d’équipe adjoints et officiels d’équipe
    • accompagnateurs
    • commanditaires de Patinage Canada
    • personnel de Patinage Canada
    • personnel de la télévision
    • médias
       
       

    2. Réunions, activités et divers

    • Plusieurs salles de diverses dimensions sont exigées à l’hôtel pendant la durée de l’événement.
    • Un local gratuit afin d’aménager une salle à manger privée pour la famille du patinage est exigé dans l’hôtel I.
    • Jusqu’à trois suites de réception sont exigées à l’hôtel.
    • Stationnement gratuit pour un maximum de 20 véhicules pendant la durée de l’événement.
    • Crédit de chambre fondé sur une chambre gratuite pour chaque groupe de 30 chambres payées.
    • Jusqu’à dix nuits gratuites utilisées lors des visites exigées sur place.


SALLES ET LOCAUX EXIGÉS

Locaux exigés

Nbre
MIN.

DIM.

LUN.

MAR.

MER.

JEU.

VEN.

SAM.

DIM.

LUN.

Salle d’accréditation/ d’inscription

12

 

 

X

X

X

 

 

 

 

Table – transport

Dans le hall

 

 

 

X

X

X

X

X

X

Bureau de l’événement

12

 

 

X

X

X

X

X

X

X

Réunions – tables rondes

12

             

X

 

Suite pour bénévoles

5

 

 

X

X

X

X

X

X

 

Salle à manger
Note :
Heures et menus de la salle à manger établis conformément aux normes de l’UIP et mis au point près de la date de l’événement

Jusqu’à 80

 

 

 

X
18 h-23 h

X
6 h -10 h
et
12 h -15 h
et
17 h -21 h

X
6 h -
10 h
et
12 h -15 h
et
18 h -24 h

X
6 h-
10 h
et
12 h -15 h
et
17 h -22 h

X
6 h-
10 h
et
12 h -
15 h
Banquet de clôture

X
6 h -
10 h

Suite de réception du président (au nombre des chambres)

Jusqu’à 40

 

 

 

 

X

X
21 h 30 – minuit

X

X
À confir-mer

 

Suite de réception des commanditaires (au nombre des chambres)

 

 

 

 

X

X

X

X

X

X

Soirée pour les commanditaires (à confirmer)

 

 

 

 

 

 

X
20 h – minuit

 

 

 

Soirée de clôture
(samedi ou dimanche)
(montage et répétition à compter de 10 h)

200

 

 

 

 

 

 

X
20 h - 23 h

X
20 h - 23 h

 

Entreposage (à compter de vendredi)

500 pi carrés

X

X

X

X

X

X

X

X

X


3. Repas

Une salle à manger privée est exigée pour les repas, de genre buffet, offerts aux concurrents et aux officiels. Le chef travaillera avec le comité d’organisation pour créer des menus qui doivent être approuvés par le conseiller médical de l’ISU.

Heures du déjeuner – 6 h – 10 h

Débute la première journée de séances d’entraînement officielles et se termine le lendemain du Gala d’exhibition (du jeudi au lundi)

Heures du dîner – 11 h 30 – 15 h

Débute la première journée de séances d’entraînement officielles et se termine le jour du Gala d’exhibition (du jeudi au dimanche)

Heures du souper – 17 h 30 – 22 h

Débute la veille de la première journée de séances d’entraînement officielles et se termine le jour du Gala d’exhibition (du mercredi au dimanche)

Heures du souper en fin de soirée –
22 h 30 – 1 h

Buffet en fin de soirée ou buffet offert seulement les soirs d’épreuves en soirée (à déterminer)

Des repas chauds doivent être offerts aux athlètes, aux accompagnateurs et au personnel médical qui retourne à l’hôtel tard en soirée après les contrôles de dopage.


Résumé des besoins en matière de chambres

Genre de chambre

Dim.

Lun.

Mar.

Mer.

Jeu.

Ven.

Sam.

Dim.

Simple traditionnelle

5

20

75

210

226

226

226

150

Double/double traditionnelle

0

5

11

50

50

50

50

29

Suite

0

1

3

5

8

8

8

5

Suite d’hospitalité

 
 

1

1

1

1

1

1

TOTAL

5

26

90

266

285

285

285

185

 

 

 

 

 

PROCESSUS DE SOUMISSION

Patinage Canada accepte des soumissions des collectivités hôtes candidates sur présentation des éléments suivants  :

  1. Lettre d’intention
    Un exemple de lettre d’intention représente la première étape de la demande pour accueillir les Internationaux Patinage Canada. Cette lettre fait état de l’intention de la collectivité hôte de préparer et de soumettre la demande d’accueil.
     
  2. Formulaire de demande d’accueil
    Remplir et soumettre l’information exigée dans la demande d’accueil. La demande doit comprendre les clauses de l’entente (annexe A) et la renonciation à toute publicité de la direction de la patinoire (annexe B), toutes les deux signées par la direction de la patinoire ainsi qu’au moins trois propositions d’hôtels appropriés et les clauses de l’entente avec l’hôtel (annexe C) signées par la direction de l’hôtel. La demande fournit des renseignements de base sur la ville hôte, l’installation proposée, l’hôtel et l’accès au transport ainsi que les conditions préliminaires auxquelles ont convenu la ou les installations hôtes, les hôtels et le comité d’organisation. Elle doit aussi faire état des possibilités de vente de billets et de tout soutien financier de l’événement offert par le gouvernement ou des organismes de financement locaux ou des commanditaires et des fournisseurs locaux.
     
  3. Visite de l’installation
    À ce stade, un membre du bureau national pourrait visiter l’installation. La visite sur place comprendra au moins l'installation de la patinoire et le ou les hôtels potentiels.

     

CALENDRIER

Date

Date

Mesure à prendre

2015

2016

 

1er avril 2013

1er septembre 2013

Lettre d'intention [soumise à Donna Keough, Service des événements de Patinage Canada, par courriel à l’adresse keough@skatecanada.ca]

1er juin 2013

1er novembre 2013

Application

D’ici l’automne
2013

D’ici l’automne
2014

Annonce de la soumission retenue

 

 
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