Renseignements sur les soumissions et lignes directrices sur l’accueil

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Patinage Canada accepte actuellement des propositions de collectivités canadiennes pour accueillir les Championnats nationaux de patinage artistique Canadian Tire. Cet événement annuel de patinage artistique est l’un des plus grands championnats nationaux de sport du Canada.

Les Championnats nationaux de patinage artistique Canadian Tire donnent à Patinage Canada l’occasion de présenter et de reconnaître ses patineurs de compétition d’élite et de divertir les spectateurs et les téléspectateurs dans l’ensemble du pays. La compétition permet aussi à Patinage Canada de faire connaître ses commanditaires nationaux de l’entreprise privée. La compétition simule le plus possible les Championnats du monde ainsi que les Jeux olympiques auxquels les concurrents aspirent.

Les résultats sont extrêmement importants. Pour les patineurs seniors, de nombreuses décisions importantes dépendent des résultats des championnats, dont les brevets fédéraux, le financement des athlètes, la sélection des membres de l’équipe nationale de Patinage Canada, de même que la sélection des athlètes pour diverses équipes prenant part à des événements internationaux. L’objectif des athlètes qui participent à cet événement est d’exécuter d’excellentes performances sous le regard attentif de milliers de spectateurs et téléspectateurs.

Les Championnats nationaux de patinage artistique Canadian Tire offrent aux jeunes patineurs de talent, aux niveaux novice et junior, la possibilité de vivre une expérience de compétition nationale tôt dans leur développement en vue de mieux les préparer à la compétition de niveau senior. Pour les athlètes à ces niveaux et leurs équipes de soutien, cette compétition offre aussi des possibilités uniques d’apprentissage, pour le développement sur glace et hors glace, et une occasion d’être considérés en vue d’événements internationaux juniors.

L’événement attire habituellement 260 patineurs, 185 entraîneurs et gérants d’équipe, 65 officiels, 135 représentants de commanditaires, 190 membres des médias et de la télévision et 300 bénévoles.

Patinage Canada maintient tous les droits de télédiffusion et cette année, les Championnats nationaux de patinage artistique Canadian Tire seront télédiffusés au Canada par CTV/TSN/RDS, sur les principaux réseaux, ainsi que sur les plates-formes numériques. En 2012, l’événement a été télédiffusé sur CTV, TSN et RDS pendant environ 15 heures sur une période de 3 jours et à un public comptant 6,3 millions de téléspectateurs.

Les sites hôtes potentiels pour les championnats sont sélectionnés au moyen d’un processus de soumission en vue de permettre la présentation de patinage artistique de championnat dans des collectivités de toutes les régions du pays. Le bureau national de Patinage Canada surveille tous les aspects de la planification et de l’exécution de l’événement et déléguera, en vertu d’une entente écrite, le recrutement et la supervision de bénévoles ainsi que d’autres aspects de l’exécution de la compétition à un comité d’organisation local. Le comité d’organisation entier sera composé d’une équipe de bénévoles locaux ainsi que d’officiels techniques invités et de membres du personnel du bureau national de Patinage Canada.

La ville hôte retenue doit montrer sa capacité d’organiser de grandes manifestations sportives nationales d’une façon rentable et qui en fera un succès retentissant en plus de mettre l’accent sur l’excellence en matière d’installations, de gestion d’événements et d’opérations pour les événements, de capacité de vente rentable de billets ainsi que de financement communautaire, de commandites locales et de soutien en ressources humaines. Les possibilités de recettes incluses dans l’offre du soumissionnaire choisi devraient comprendre un engagement de vente garantie de billets, des subventions gouvernementales ou communautaires, des engagements de commandites ou de valeurs en nature locales, des rabais ou des commissions pour les hôtels et des concessions à la patinoire, c.-à-d. réduction des droits de permis de l’installation, rabais sur les ventes d’aliments et de boissons, portion des frais de stationnement, etc.

Les Championnats canadiens de patinage artistique ont été organisés antérieurement par Patinage Canada dans les villes suivantes :

2014 – Ottawa, Ontario
2013 – Mississauga, Ontario
2012 – Moncton, Nouveau-Brunswick
2011 – Victoria, Colombie-Britannique
2010 – London, Ontario (premier événement novice, junior et senior combiné)
2009 – Saskatoon, Saskatchewan
2008 – Vancouver, Colombie-Britannique
2007 – Halifax, Nouvelle-Écosse
2006 – Ottawa, Ontario
2005 – London, Ontario
2004 – Edmonton, Alberta
2003 – Saskatoon, Saskatchewan
2002 – Hamilton, Ontario


RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Des soumissions peuvent être actuellement présentées pour les Championnats nationaux de patinage artistique Canadian Tire. Un horaire provisoire est fourni pour cet événement dans la présente documentation.

Les Championnats nationaux de patinage artistique Canadian Tire appartiennent à Patinage Canada, qui se chargera de surveiller tous les aspects des championnats, dont l’organisation, la gestion et l’exécution de la compétition.

DATES DE LA COMPÉTITION

Les dates préférées des Championnats nationaux de patinage artistique Canadian Tire seront du 20 au 25 janvier 2015 et du 18 au 24 janvier 2016.

EXEMPLE D’HORAIRE DE COMPÉTITION

L’exemple d’horaire ci-dessous est une estimation des heures des séances d’entraînement et des épreuves. L’horaire est fourni sous réserve de changements en raison de l’horaire de télédiffusion.

 

EXIGENCES GÉNÉRALES DE LA COLLECTIVITÉ HÔTE

    • Installation(s) disponible(s) et appropriée(s).
    • Hôtel(s) disponible(s) et approprié(s).
    • Accessibilité à la destination par avion de destinations nationales.
    • Possibilité de ventes de billets à l’intérieur et à l’extérieur de la collectivité.
    • Soutien financier de sources provinciales et municipales.
    • Soutien des entreprises locales et de la collectivité, soit par dons en nature (hospitalité, repas, fournitures de bureau) ou par apport en argent pour aider à compenser les dépenses liées à la compétition.
    • Capacité d’attirer un nombre adéquat de bénévoles pour doter en personnel tous les comités de la compétition.
    • Promotion de l’événement dans la collectivité hôte et la région au moyen de communiqués de presse locaux, de trousses de commandite locale et d’autres activités de sensibilisation communautaire, etc.


EXIGENCES MINIMALES DE L’INSTALLATION

  1. Trois patinoires sont exigées et devraient être situées à moins de 30 minutes de l’hôtel où les participants sont hébergés. La dimension de la surface de la glace de compétition doit être au moins de 85 pi sur 200 pi et la préférence sera accordée aux installations dont les patinoires d’entraînement sont de la même dimension que la patinoire de compétition.
     
  2. La patinoire de compétition doit comprendre au moins 6 000 places assises.
     
  3. Un maximum de 6 suites sera exigé à la patinoire en plus du bar ou restaurant existant ou d’espace pour un salon de réception, fournis gratuitement.
     
  4. Afin d’assurer que l’état de la glace est approprié pour la compétition, les précisions suivantes du fabricant de glace doivent être observées.

    La patinoire doit fournir une couleur de base précisée par Patinage Canada. Toutes les marques et lignes existantes doivent être enlevées. Aucun match de hockey ne doit avoir lieu sur la glace au moins trois jours avant le début de la première séance d’entraînement officielle. La profondeur de la glace doit être de 3,5 à 4 cm, avec au moins 3 cm au-dessus de la peinture. La température de la surface doit être constante à -4º C ou 25º F. (La température de la saumure, le cas échéant, doit se trouver entre -7,7º C et -5,5º C ou 18º F et 22º F).
     
  5. Les installations de la patinoire, y compris la surface de glace, doivent être disponibles en vue des préparatifs, au moins trois jours avant le début des séances d’entraînement.
     
  6. Deux resurfaceuses de glace sont exigées, de façon à assurer les arrosages de 10 minutes nécessaires pour tenir compte des horaires de compétition et de télédiffusion.
     
  7. Le secteur de la patinoire doit être libre de toute publicité et marque commerciale. Le « secteur de la patinoire » représente la salle entière à l’intérieur de la patinoire et ce que les spectateurs voient à partir de leurs sièges lorsqu’ils regardent l’événement. La seule publicité acceptable dans le secteur de la patinoire sera le logo de l’événement, le logo de la ville hôte et(ou) le logo du nom de la patinoire. Toute signalisation ou publicité dans le secteur de la patinoire doit être enlevée ou couverte pour la durée de l’événement.
     
  8. L’installation et le retrait de bandes stationnaires doivent être possibles dans l’installation.
     
  9. Un écran vidéo d’environ 4 mètres sur 5 mètres ou un jumbotron est exigé pour informer et divertir le public et doit être accroché à une hauteur raisonnable au-dessus des spectateurs dans la patinoire de compétition. Les écrans vidéo doivent être compatibles avec le système informatique et leurs dimensions ainsi que la visibilité des caractères doit interfacer avec le système de soutien technique sur place de Patinage Canada.
     
  10. On doit pouvoir construire à la patinoire une plate-forme pour les juges allant approximativement d’une ligne bleue à l’autre dans la section actuelle du banc des joueurs. Il pourrait être nécessaire d’enlever les murs séparatifs intérieurs ainsi que les bancs des joueurs afin de faciliter l’installation de la plate-forme. Une plate-forme de deuxième niveau, à approximativement quatre pieds du sol pourrait aussi être exigée (voir l’exemple de diagramme inclus dans la présente).
     
  11. On doit aussi pouvoir construire à la patinoire une plate-forme pour les commentateurs à une extrémité de la patinoire (habituellement, à l’extrémité où se trouve l’entrée des resurfaceuses de glace). Cette plate‑forme est d’une dimension d’environ 12 pi sur 20 pi et se trouve à approximativement cinq pieds du sol. De plus, une plate-forme pour le « lieu réservé aux étreintes et aux larmes » (1 pi sur 12 pi sur 12 po) doit être construite à côté de la plate‑forme des commentateurs au niveau de la glace.
     
  12. La patinoire devra fournir des bandes découpées pour permettre l’utilisation de caméras de télévision dans les coins inférieurs. Ces bandes découpées exigent habituellement l’installation de bandes temporaires derrière elles d’une hauteur d’environ 18 po de la surface de la glace.
     
  13. La patinoire doit posséder un système de sonorisation capable de diffuser de la musique et des annonces publiques efficacement et clairement à toutes les sections de places assises et aussi sur la surface de glace. De plus, l’équipement du système de sonorisation peut être installé à partir des fermes de soutien ou tout autre montage, habituellement au centre de la glace.
     
  14. Un éclairage froid est exigé dans la section adjacente à la surface de glace. Il doit être à 25 pieds-bougies (250 lux) du niveau constant de lumière (au moins 150 pieds-bougies / 1 500 lux) et maintenu au-dessus de la surface totale de la glace. L’auditoire doit être complètement éclairé. Des projecteurs seront exigés pour le Gala d’exhibition de dimanche.
     
  15. Patinage Canada exige un accès illimité dans les coulisses, sauf les sections qu’utilise normalement le service de restauration interne pour la préparation d’aliments, les locaux pour la gestion de la patinoire, le local électrique et les autres locaux pour les services opérationnels de l’installation. Au moins 6 pièces au niveau de la glace et 17 salles supplémentaires ou de l’espace pour construire des salles sont exigés.

    Tous les vestiaires et aires d’entreposage actuels, à moins que ce ne soit expressément interdit par contrat avec un locataire actuel de l’immeuble avant l’entente conclue avec Patinage Canada, seront mis à la disposition de Patinage Canada aux fins du montage dans les coulisses. À compter du moment que Patinage Canada passe un contrat avec une installation pour un événement de Patinage Canada, toute disposition ultérieure prise avec un locataire doit tenir compte de ces engagements préalables dans leurs ententes.

    Les endroits où l’accès est interdit doivent être indiqués sur une carte de la patinoire annexée à la présente.
     
  16. Si la fourniture de ces locaux et de ces aires d’entreposage exige le déplacement du contenu actuel de ces locaux et aires pendant la durée de l’événement, l’installation sera responsable du coût du déplacement et de l’entreposage.
     
  17. Toutes les salles disponibles dans les patinoires qui sont incluses dans l’entente de location doivent pouvoir être verrouillées et Patinage Canada recevra au moins 2 jeux de clés pour chaque serrure.
     
  18. La patinoire permettra à Patinage Canada de vendre de la marchandise liée à l’événement ou de Patinage Canada sans verser de droits à l’installation.
     

 

Exemple de configuration de la tribune des juges

 

 

EXIGENCES MINIMALES POUR L’HÉBERGEMENT


1. Chambres d’hôtel

La famille du patinage devrait être hébergée dans un hôtel, si possible. Sinon, les groupes seront répartis comme suit  :

Hôtel I

  • concurrents  – majorité de chambres doubles exigées
  • chef d’équipe (un par équipe) – chambres simples exigées
  • officiels – chambres simples exigées
  • cadres de Patinage Canada – chambres simples exigées
  • personnel médical de l’équipe – chambres simples exigées
     


Hôtel II (au besoin)

  • entraîneurs, chef d’équipe adjoint et officiels d’équipe
  • accompagnateurs
  • commanditaires de Patinage Canada
  • personnel de Patinage Canada
  • personnel de la télévision
  • médias
     

Résumé des besoins en chambres

Type de chambre
Sam.
Dim.
Lun.
Mar.
Mer.
Jeu.
Ven.
Sam.
Dim.
Simple traditionnelle
60
100
120
150
200
220
220
220
150
Double/double traditionnelle
150
190
220
230
230
230
230
200
125
Suite*
10
10
15
15
15
15
15
15
5
TOTAL
225
300
355
395
445
465
465
435
280
* Suites de réception et(ou) d’équipe


2. Réunions, activités et divers

  • Renonciation à toutes les clauses d’attrition / de défection dans le contrat.
  • Plusieurs salles d’activités gratuites, de diverses dimensions, sont exigées à l’hôtel pendant la durée de l’événement.
  • Jusqu’à dix suites d’équipe seront exigées comme lieux de rassemblement pendant la durée de l’événement. Elles peuvent être de diverses dimensions, mais il faut qu’on puisse y recevoir des aliments et boissons (non alcoolisées).
  • Jusqu’à trois suites de réception sont exigées à l’hôtel.
  • Stationnement gratuit pour un maximum de 20 véhicules pendant la durée de l’événement.
  • Crédit de chambre fondé sur une chambre gratuite par 30 chambres payées.
  • Jusqu’à dix chambres-nuits gratuites pour les visites exigées sur place.


3. Repas

Locaux exigés
Nbre
MIN.
SAM.
DIM.
LUN.
MAR.
MER.
JEU.
VEN.
SAM.
DIM.
LUN.
Table – transport
Dans le hall
 
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Bureau de l’événement
12
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tables rondes
12
 
 
 
 
 
 
 
 
X
 
Réunions techniques
20
X
X
 
X
X
 
 
 
 
 
Réunions de coordination de section
40
 
 
 
 
 
 
 
 
X
 
Suite des bénévoles
5
 
 
 
X
X
X
X
X
X
 
Suite du personnel de Patinage Canada
15
 
X
X
X
X
X
X
X
X
 
Suite de réception de la présidente (au nombre des chambres)
Jusqu’à 40
 
 
 
 
 
X
X
21 h 30 – minuit
X
X
À confir-mer
 
Suite de réception des commanditaires (au nombre des chambres)
 
 
 
 
 
X
X
X
X
X
X
Soirée pour les commanditaires (à confirmer)
 
 
 
 
 
 
 
X
20 h – minuit
 
 
 
Soirée de clôture
(sam. ou dim.)
(montage et répétition à compter de 10 h)
350
 
 
 
 
 
 
 
X
20 h - 23 h
X
20 h –
23 h
 
Entreposage (à compter de vendredi)
1 000 pi carrés
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

 

PROCESSUS DE SOUMISSION

Patinage Canada accepte des soumissions des collectivités hôtes candidates sur présentation des éléments suivants  :

  1. Lettre d’intention
    Un exemple de lettre d’intention représente la première étape de la demande pour accueillir les Championnats nationaux de patinage artistique Canadian Tire. Cette lettre fait état de l’intention de la collectivité hôte de préparer et de soumettre la demande d’accueil.
     
  2. Formulaire de demande d’accueil
    Remplir et soumettre l’information exigée dans la demande d’accueil. La demande doit comprendre les clauses de l’entente (annexe A) et la renonciation à toute publicité de la direction de la patinoire (annexe B), toutes les deux signées par la direction de la patinoire ainsi qu’au moins trois propositions d’hôtels appropriés et les clauses de l’entente avec l’hôtel (annexe C) signées par la direction de l’hôtel. La demande fournit des renseignements de base sur la ville hôte, l’installation proposée, les hôtels et l’accès au transport ainsi que les conditions préliminaires auxquelles ont convenu la ou les installations hôtes, les hôtels et le comité d’organisation. Elle doit aussi faire état des possibilités de vente de billets et de tout soutien financier de l’événement offert par le gouvernement ou des organismes de financement locaux ou des commanditaires et des fournisseurs locaux.
     
  3. Visite de l’installation
    À ce stade, un membre du bureau national pourrait visiter l’installation. La visite sur place comprendra au moins l'installation de la patinoire et le ou les hôtels potentiels.

     

CALENDRIER

2015

2016

Mesure à prendre

Janvier 2013

Janvier 2013

 Dossier de soumission offert en ligne sur le site Web www.patinagecanada.ca

1er avril 2013

1er décembre 2013

Lettre d'intention [soumise à Donna Keough, Service des événements de Patinage Canada, par courriel à l’adresse keough@skatecanada.ca]

1er juin 2013

1er février  2014

Application

D’ici l’automne
2013

D’ici l’automne
2014

Annonce de la soumission retenue

 

 
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