Renseignements sur les soumissions et lignes directrices sur l’accueil

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Les Championnats de patinage synchronisé de Patinage Canada ont lieu au Canada chaque année. L’événement permet à Patinage Canada de mettre en vedette et de reconnaître les patineurs d’élite en patinage synchronisé, d'offrir un divertissement aux spectateurs sur place en plus de donner l’occasion de faire connaître les entreprises qui constituent ses commanditaires nationaux.

L’événement attire habituellement environ 900 patineurs, 200 entraîneurs, gérants d’équipe et accompagnateurs, 40 officiels, 25 représentants des médias et 150 bénévoles.

Cet événement a pour but de permettre aux athlètes et à leur équipe de soutien de tirer le maximum de cette occasion spéciale d’apprentissage en vue de leur développement sur glace et hors glace. L’événement sert généralement à la sélection des équipes pour les affectations internationales, ainsi que les Championnats du monde seniors, l’accent étant mis sur la performance et les résultats finaux.

Patinage Canada a présenté les Championnats de patinage synchronisé de Patinage Canada antérieurement dans les villes suivantes :

2012 – Windsor, Ontario (premier événement accueilli par une collectivité)
2011
– Brampton, Ontario
2010 – Brampton, Ontario
2009 – Oshawa, Ontario
2008 – Chilliwack, Colombie-Britannique
2007 – Chicoutimi, Québec
2006 – Hamilton, Ontario
2005 – Sarnia, Ontario
2004 – Brandon, Manitoba
2003 – Montréal, Québec
2002 – Kitchener, Ontario


Le processus de soumission et la sélection du site pour les Championnats de patinage synchronisé de Patinage Canada seront gérés par le Service des événements de Patinage Canada.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Tout comité d’organisation local intéressé peut soumissionner l’organisation des Championnats de patinage synchronisé de Patinage Canada. L’horaire provisoire de cet événement est fourni dans cette documentation.

Les Championnats de patinage synchronisé de Patinage Canada appartiennent à Patinage Canada. À ce titre, Patinage Canada surveillera généralement tous les aspects des championnats mais déléguera, en vertu d’une entente écrite, l’organisation, la gestion et l’exécution de la compétition au comité d’organisation local. Par sa signature, le comité d’organisation local convient de respecter les conditions énoncées dans l’entente en plus de se conformer à la plus récente version du Manuel des règlements de Patinage Canada, y compris tout changement ou mise à jour.

Par comité d’organisation local, on entend toute section, toute région ou tout club membre de Patinage Canada, un office des congrès et du tourisme, une commission sportive ou un autre organisme d'accueil d’événements ou toute combinaison de ces organisations. Le comité d’organisation local servira d’hôte local des Championnats de patinage synchronisé de Patinage Canada sous la direction de Patinage Canada.

Après la sélection d’un comité d’organisation local et de la ville hôte, une équipe composée d’un ou de plusieurs membres du personnel de Patinage Canada, le président du comité d’organisation local et les présidents désignés des comités de bénévoles présenteront l'événement en vertu des conditions de l'entente d'organisation des Championnats de patinage synchronisé de Patinage Canada.

HORAIRE PROVISOIRE DE COMPÉTITION

 

EXIGENCES GÉNÉRALES DE LA COLLECTIVITÉ HÔTE

  • Engagement et capacité manifestes d’organiser des championnats nationaux de patinage synchronisé, tout en respectant tous les règlements et conditions précisées de mise en œuvre de Patinage Canada, y compris mais sans s’y limiter la signature et le respect de l’entente d’organisation de Patinage Canada et la conformité aux exigences et obligations des commanditaires nationaux et du commanditaire de compétition de Patinage Canada.
  • Capacité de fournir un nombre adéquat de bénévoles pour doter en personnel tous les comités de la compétition.
  • Expérience en gestion réussie d'événements comprenant, sans s’y limiter, ce qui suit :
    • Championnats de section de Patinage Canada ou compétitions régionales ou de patinage synchronisé
  • Capacité d’offrir un soutien financier pour aider à compenser les dépenses liées à la compétition, soit en nature (hospitalité, repas, fournitures, services) ou par apport en argent de la collectivité locale.
  • Utilisation du titre et du logo officiels de l'événement et d’autres marques de programme dans toutes les initiatives de marketing et de promotion du comité d’organisation local.
  • Promotion de l’événement dans la collectivité hôte et la région au moyen de communiqués de presse locaux, de trousses de commandite locale, etc.
  • Présentation d’un rapport après l’événement qui comprend, mais s’en s’y limiter, des données statistiques, dont les retombées économiques sur la collectivité hôte.


EXIGENCES MINIMALES DE L’INSTALLATION

  1. Utilisation exclusive exigée d’une surface de glace, utilisation à l’heure d’une deuxième surface de glace pour l’entraînement, de préférence dans une installation.
  2. Dimensions de la surface de glace : 85 pi sur 200 pi (LNH) ou 100 pi sur 200 pi (Jeux olympiques)
  3. Places assises : au moins 1 500 places dans la principale patinoire de compétition, au moins 500 dans la deuxième patinoire.
  4. Aspect de la patinoire :
    1. Capacité de couvrir ou d’enlever toute signalisation de commanditaires actuels dans l’installation.
    2. Fourniture de glace blanche et installation sur la glace du logo du commanditaire de compétition ou de l’événement.  
    3. Enlèvement ou élévation des panneaux de verre et des filets : enlèvement des panneaux de verre et des filets dans la patinoire de compétition.
    4. Bandes : bandes dénuées de toute publicité dans l’aire de compétition.
  1. Salles et aires : Espace pour au moins 10 salles ou aires de travail, de préférence au même étage que l’événement (coulisses) et 6 vestiaires (il peut s’agir d’une construction temporaire).
  2. Lieu d’échauffement pour un maximum de 7 équipes.
  3. Capacité de vendre sur place de la marchandise de Patinage Canada et de l’événement et respect de toutes les exigences énoncées dans l’entente d’organisation.
  4. Ligne(s) Internet haute vitesse utilisée(s) par les spécialistes de données affectés à l’événement pour le téléchargement et l’envoi des résultats.
  5. Capacité de construire et d’installer la tribune des juges comme décrite dans le diagramme de la section de places assises des officiels (illustration A).

 

Illustration A — DIAGRAMME DE LA SECTION DE PLACES ASSISES DES OFFICIELS

 

EXIGENCES MINIMALES POUR L’HÉBERGEMENT

  1. Chambres : Au moins 500 chambres par soir pour trois nuits, de préférence à des hôtels à proximité les uns des autres et des installations de la compétition (distance maximum de 15 minutes en voiture).
  2. Salles de réunion : Accès gratuit à deux salles de réunion à l’hôtel officiel désigné pour l’événement afin de prévoir toutes les activités ou réunions relatives à la compétition.


BUDGET

  1. Le comité d’organisation local établira le budget définitif des recettes et dépenses pour les championnats.
  2. Patinage Canada recueillera tous les renseignements et les droits d’inscription à la compétition au bureau national et fera parvenir tous les renseignements et les droits d’inscription** recueillis en ligne au président du comité d’organisation local dans les 5 jours ouvrables suivant la conclusion de l’événement régional final de qualification de patinage synchronisé. Patinage Canada devra approuver tous les remboursements de droits d’inscription, le cas échéant et tel qu’il est précisé dans l’avis de tenue de compétition.

    ** Patinage Canada gardera 10 % des droits d’inscription à titre de frais d’administration et 15 % des droits d’inscription seront temporairement retenus jusqu’à 14 jours après la fin de l’événement et la présentation du rapport final de l’événement, y compris l’état financier de rapprochement révisé.

    Droits d’inscription aux Championnats de patinage synchronisé de Patinage Canada (approuvés par le conseil d’administration de Patinage Canada en octobre 2009)

    Droits d’inscription pour les équipes de patinage synchronisé
    Droits d’équipe 150 $
    Droits par patineur 24 $

     
  3. Le comité d’organisation local devrait prévoir au budget 30 officiels qualifiés de Patinage Canada (y compris, mais sans s’y limiter, un représentant technique, 12 juges, 4 arbitres, 6 membres du jury technique, 3 spécialistes des données, 2 annonceurs et 2 techniciens de la musique). Patinage Canada se réserve le droit d’inviter les officiels à des fins de formation ou autre, à ses propres frais ou à frais partagés.
  4. Les dépenses doivent comprendre le coût global des installations de compétition et d’entraînement (y compris la location et le personnel). Il faut aussi prévoir au budget le voyage, les repas, le transport et l’hébergement partagé pour les officiels.
  5. Toutes les activités sociales et soirées sont facultatives. Si elles sont tenues, le comité d’organisation local en assume les frais. Idéalement, ces activités devraient être complètement commanditées de sorte que le comité d’organisation local n’en supporte pas les frais.
  6. Tous les concurrents et un total de cinq personnes peuvent être accrédités par équipe (entraîneurs, gérants d’équipe, personnel approuvé d’amélioration de la performance et accompagnateurs) avec un maximum de deux entraîneurs. Les gérants d’équipe et les accompagnateurs doivent être des membres actuellement inscrits à Patinage Canada. Les entraîneurs doivent être des membres actuels de Patinage Canada et avoir respecté les exigences obligatoires en matière de certification du PNCE.
  7. Le comité d’organisation local gardera tous les revenus provenant des commandites locales en espèces obtenues uniquement par ce comité.
  8. Le comité d’organisation local gardera tous les revenus provenant des subventions communautaires et gouvernementales à moins que le bureau national de Patinage Canada ne demande et n’obtienne ces subventions et, ainsi, le bureau national maintiendra 25% de la valeur de la subvention.
  9. L’information financière finale présentée devrait être examinée par un professionnel qualifié et fournie au bureau national de Patinage Canada dans les trois mois suivant l’événement. Patinage Canada se réserve le droit de vérifier les résultats financiers de l’événement.

PROCESSUS DE SOUMISSION

Patinage Canada accepte des soumissions des collectivités hôtes candidates sur présentation des éléments suivants :

  1. Lettre d’intention
    Cette lettre fait état de l’intention de la collectivité hôte de préparer et de soumettre la documentation de la phase 1 de la demande. Voir le modèle fourni.

     
  2. Phase 1 du formulaire de demande
    Remplir et soumettre l’information exigée dans la Demande d’organisation et d’accueil – Phase 1, y compris les clauses de l’entente (annexe A) et la renonciation à toute publicité de la direction de la patinoire (annexe B). La demande fournit des renseignements de base sur la ville hôte, l’installation, l’hôtel et l’accès au transport ainsi que les conditions préliminaires auxquelles ont convenu l’installation hôte et le comité d’organisation local.
    NOTE: La demande ne sera pas acceptée sans un accord signé de l’installation de la patinoire qui garantit la disponibilité

     
  3. Visite de l’installation
    À ce stade, un membre du bureau national et un représentant du comité d’organisation local pourraient visiter l’installation. La visite sur place comprendra au moins l'installation de la patinoire et le ou les hôtels potentiels.

     
  4. Villes présélectionnées confirmées et exécution de la phase 2 de la demande
    La phase 2 de la demande devrait comprendre un plan d’accueil, qui servira de guide pour l’organisation, l’exécution et le financement de l’événement. La soumission de la documentation remplie de la phase 2 du formulaire de demande est exigée pour être pris en considération comme hôte possible.


Le plan d’accueil doit fournir les renseignements suivants:

Annexe C - Feuille de travail du budget préliminaire
Budget préliminaire et prévisions financières tenant généralement compte de toutes les recettes et dépenses possibles associées à la tenue de l’événement.

Annexe D - Équipe de direction du comité d’organisation local
Organigramme proposé des membres du comité d’organisation local.

Annexe E - Plan de relations publiques
Plan de relations publiques axé sur la promotion locale de l’événement au moyen de communiqués de presse, de sensibilisation et de participation communautaires, etc.

Annexe F - Modèle d’occasions de commandite locale
Aperçu d’un plan de commandite locale comprenant de la documentation proposée sur la commandite locale qui sera offerte aux entreprises locales et aux donateurs potentiels.

Annexe G
Le comité d’organisation local doit convenir qu’aucun commanditaire local des Championnats de patinage synchronisé de Patinage Canada ne fera concurrence aux commanditaires nationaux de Patinage Canada ou à leurs catégories respectives de produits.
 

ENTENTE D’ORGANISATION

Le comité d’organisation local doit reconnaître et convenir qu’il respectera toutes les directives de Patinage Canada énoncées dans l’entente d’organisation

Calendrier du processus de soumission

 
2015
2016

Lettre d'intention remplie [soumise à Donna Keough, Service des événements de Patinage Canada, par courriel à l’adresse keough@skatecanada.ca]

1er avril 2013
3 septembre 2013

Date limite de la phase 1

1er mai 2013
1er octobre 2013

Date limite de la phase 2

2 juillet 2013
2 décembre 2013

Mise au point et signature de l’entente d’organisation

octobre 2013
mars 2014

Annonce de la soumission retenue

D’ici d’automne 2013
D’ici au printemps 2014

 

 
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