Renseignements sur les soumissions et lignes directrices sur l’accueil

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Championnats nationaux annuels sur invitation, les Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada sont organisés à l’intention des concurrents adultes. Attirant jusqu’à 550 patineurs de patinage en simple, danseurs sur glace et patineurs synchronisés avec leurs familles, entraîneurs et officiels, l’événement offre des occasions de compétition et de croissance personnelle, permet de rencontrer des patineurs de partout au Canada dans une atmosphère sociale et de compétition et d'apprendre à connaître la diversité culturelle du Canada par l’exploration de la région qui organise les Championnats.

Patinage Canada a présenté les Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada dans les villes suivantes :

2013 – Kamloops, Colombie-Britannique

2012 – Charlottetown, Î.-P.-É.

2011 – Sarnia, Ontario (premier événement accueilli par une collectivité)

2010 – Ottawa, Ontario

2009 – Fredericton, Nouveau-Brunswick

2008 – Brampton, Ontario

2007 – Calgary, Alberta

2006 – Ottawa, Ontario

2005 – Charlottetown, Î.-P.-É.

2004 – Burnaby, Colombie-Britannique


Le processus de soumission et la sélection du site pour les Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada seront gérés par le Service des événements de Patinage Canada.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Tout comité d’organisation local intéressé peut soumissionner l’organisation des Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada. L’horaire provisoire de cet événement est fourni dans cette documentation.

Les Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada appartiennent à Patinage Canada. À ce titre, Patinage Canada surveillera généralement tous les aspects des Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada mais déléguera, en vertu d’une entente écrite, l’organisation, la gestion et l’exécution de la compétition au comité d’organisation local. Par sa signature, le comité d’organisation local convient de respecter les conditions énoncées dans l’entente en plus de se conformer à la plus récente version du Manuel des règlements de Patinage Canada, y compris tout changement ou mise à jour.

Par comité d’organisation local, on entend toute section, région ou club membre de Patinage Canada, un office des congrès et du tourisme, une commission sportive ou un autre organisme d'accueil d’événements ou toute combinaison de ces organisations. Le comité d’organisation local servira d’hôte local des Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada sous la direction de Patinage Canada.

Après la sélection d’un comité d’organisation local et de la ville hôte, une équipe composée d’un ou de plusieurs membres du personnel de Patinage Canada, le président du comité d’organisation local et les présidents désignés des comités de bénévoles présenteront l'événement en vertu des conditions de l'entente d'organisation des Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada.

HORAIRE PROVISOIRE DE COMPÉTITION

EXIGENCES GÉNÉRALES DE LA COLLECTIVITÉ HÔTE

·  Engagement et capacité manifestes d’accueillir des Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada et de respecter tous les règlements et conditions de prestation précisées par Patinage Canada, y compris mais sans s’y limiter la signature et le respect de l’entente d’organisation de Patinage Canada et le respect des exigences et des obligations des commanditaires nationaux et de compétition de Patinage Canada.

·  Accessibilité à la ville par avion et par voiture.

·  Capacité d’attirer un nombre adéquat de bénévoles pour doter en personnel tous les comités de la compétition.

·  Expérience en gestion réussie d'événements comprenant, sans s’y limiter, ce qui suit :

-  Championnats de section de Patinage Canada ou compétitions régionales

·  Soutien financier pour aider à compenser les dépenses liées à la compétition, soit en nature (hospitalité et repas, fournitures de bureau) ou par apport en argent de la collectivité locale.

·  Utilisation du titre et du logo officiels de l'événement dans toutes les initiatives de marketing et de promotion du comité d’organisation local.

·  Promotion de l’événement dans la collectivité hôte et la région au moyen de communiqués de presse locaux, de trousses de commandite locale, etc.

·  Présentation d’un rapport après l’événement qui comprend, mais s’en s’y limiter, des données statistiques, dont les retombées économiques sur la collectivité hôte.


EXIGENCES MINIMALES DE L’INSTALLATION

1.  Utilisation exclusive exigée de deux surfaces de glace, de préférence dans une installation.

2.  Dimensions : 85 pi sur 200 pi (LNH) ou 100 pi sur 200 pi (Jeux olympiques)

3.  Places assises : 1 500 dans la principale patinoire de compétition

4.  Aspect de la patinoire :

a)  Enlèvement ou élévation des panneaux de verre et des filets : enlèvement des panneaux de verre et des filets y compris, mais sans s’y limiter, dans les secteurs entourant la tribune des juges et à d’autres endroits réservés au photographe, au vidéographe et à la diffusion Web.

b)  Bandes : Patinage Canada peut exiger des bandes dénuées de toute publicité dans l’aire de compétition.

5.  Salles et aires : Espace pour au moins 6 salles ou aires de travail, de préférence au même étage que l’événement (coulisses) et 4 vestiaires (6 durant les événements de patinage synchronisé – il peut s’agir d’une construction temporaire).

6.  Capacité de vendre sur place de la marchandise de Patinage Canada et de l’événement et respect de toutes les exigences énoncées dans l’entente d’organisation.

7.  Ligne(s) Internet haute vitesse utilisée(s) par les spécialistes de données affectés à l’événement pour le téléchargement et l’envoi des résultats.

8.  Capacité de construire et d’installer la tribune des juges comme décrite dans le diagramme de la section de places assises des officiels (illustration A).


Illustration A — DIAGRAMME DE LA SECTION DE PLACES ASSISES DES OFFICIELS

EXIGENCES MINIMALES POUR L’HÉBERGEMENT

1.  Chambres : Au moins 300 chambres par soir pour trois nuits, de préférence à des hôtels à proximité les uns des autres et des installations de la compétition (distance maximum de 15 minutes en voiture).

2.  Salles de réunion : Accès gratuit à trois salles de réunion à l’hôtel hôte désigné pour l’événement afin de prévoir toutes les activités entourant la compétition.


BUDGET

1.  Le comité d’organisation local établira le budget définitif des recettes et dépenses pour les championnats.

2.  Tous les droits d’inscription seront perçus au bureau national de Patinage Canada et transférés au comité d’organisation local à la date de clôture des inscriptions (le 15 février de l’année civile indiquée).


EXEMPLE : Droits d’inscription aux Championnats nationaux pour adultes 2010 de Patinage Canada

Droits d’inscription suggérés pour les adultes  
Première épreuve en simple (style libre, interprétation) 155 $
Épreuves en simple supplémentaires (style libre, interprétation) 80 $
Première épreuve en couple ou de danse 175 $ (87.50 $ par patineur)
Épreuves en couple ou de danse supplémentaires 95 $ (47.50 $ par patineur)
Droits d’équipe de patinage synchronisé : 130 $
Droits par patineur de patinage synchronisé : 25 $

3.  Le comité d’organisation local devrait prévoir au budget 40 officiels qualifiés de Patinage Canada (y compris, mais sans s’y limiter, un représentant technique, des juges, des arbitres, un jury technique, des spécialistes de données, des techniciens pour les annonces et la musique).

4.  Les dépenses doivent comprendre le voyage, les repas, le transport et l’hébergement pour les officiels et le coût global des installations de compétition et d’entraînement (y compris la location et le personnel).

5.  Toutes les activités sociales et soirées sont facultatives. Si elles sont tenues, le comité d’organisation local en assume les frais. Idéalement, ces activités devraient être complètement commanditées de sorte que le comité d’organisation local n’en supporte pas les frais.

6.  Tous les concurrents et un entraîneur désigné par concurrent (doit être un membre actuel de Patinage Canada en plus de satisfaire aux exigences obligatoires en matière de certification du PNCE) ont le droit d’obtenir gratuitement une accréditation.

7.  Le comité d’organisation local gardera tous les revenus provenant des commandites locales en espèces obtenues uniquement par ce comité.

8.  Le comité d’organisation local gardera tous les revenus provenant des subventions communautaires et gouvernementales à moins que le bureau national de Patinage Canada ne demande et n’obtienne ces subventions et, ainsi, le bureau national maintiendra 20 % de la valeur de la subvention.

9.  Un rapport final doit être fourni au bureau national de Patinage Canada dans les trois mois suivant l’événement.

PROCESSUS DE SOUMISSION

Patinage Canada accepte des soumissions des collectivités hôtes candidates sur présentation des éléments suivants :

1.  Lettre d’intention
Cette lettre fait état de l’intention de la collectivité hôte de préparer et de soumettre la documentation de la phase 1 de la demande. Voir le modèle fourni.

2.  Phase 1 du formulaire de demande
Remplir et soumettre l’information exigée dans la Demande d’organisation et d’accueil – Phase 1, y compris les clauses de l’entente (annexe A) et la renonciation à toute publicité de la direction de la patinoire (annexe B). La demande fournit des renseignements de base sur la ville hôte, l’installation, l’hôtel et l’accès au transport ainsi que les conditions préliminaires auxquelles ont convenu l’installation hôte et le comité d’organisation local.
NOTE:La demande ne sera pas acceptée sans un accord signé de l’installation de la patinoire qui garantit la disponibilité

3.  Visite de l’installation
À ce stade, un membre du bureau national et un représentant du comité d’organisation local pourraient visiter l’installation. La visite sur place comprendra au moins l'installation de la patinoire et le ou les hôtels potentiels.

4.  Villes présélectionnées confirmées et exécution de la phase 2 de la demande
La phase 2 de la demande devrait comprendre un plan d’accueil, qui servira de guide pour l’organisation, l’exécution et le financement de l’événement. La soumission de la documentation remplie de la phase 2 du formulaire de demande est exigée pour être pris en considération comme hôte possible.


Le plan d’accueil doit fournir les renseignements suivants :

Annexe C - Feuille de travail du budget préliminaire
Budget préliminaire et prévisions financières tenant généralement compte de toutes les recettes et dépenses possibles associées à la tenue de l’événement.

Annexe D - Équipe de direction du comité d’organisation local
Organigramme proposé des membres du comité d’organisation local.

Annexe E - Plan de relations publiques
Plan de relations publiques axé sur la promotion locale de l’événement au moyen de communiqués de presse, de sensibilisation et de participation communautaires, etc.

Annexe F - Modèle d’occasions de commandite locale
Aperçu d’un plan de commandite locale comprenant de la documentation proposée sur la commandite locale qui sera offerte aux entreprises locales et aux donateurs potentiels.

Annexe G
Le comité d’organisation local doit convenir qu’aucun commanditaire local des Championnats de patinage artistique pour adultes de Patinage Canada ne fera concurrence aux commanditaires nationaux de Patinage Canada ou à leurs catégories respectives de produits.

Annexe H
Le comité d’organisation local doit convenir et accepter de respecter toutes les directives de Patinage Canada énoncées dans l’entente d’organisation.

ENTENTE D’ORGANISATION

Le comité d’organisation local doit reconnaître et convenir qu’il respectera toutes les directives de Patinage Canada énoncées dans l’entente d’organisation (annexe H)

Calendrier du processus de soumission

 
2015
2016

Dates de compétition

27-29 mars 2015
ou 3-5 avril 2015

25-27 mars 2016
ou 1-3 avril 2016

Renseignements sur la soumission offerts enligne

Novembre 2012

Novembre 2012

Lettre d'intention remplie [soumise à Donna Keough, Service des événements de Patinage Canada, par courriel à l’adresse keough@skatecanada.ca]

1 octobre 2013

1 octobre 2013

Date limite de la phase 1

1 novembre 2013

1 novembre 2013

Date limite de la phase 2

1 février 2014

1 février 2014

Mise au point et signature de l’entente d’organisation

Mai 2014

Mai 2014

Annonce de la soumission retenue

Par Été 2014

Par Été 2014

 

 
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